FUNGSI MANAJEMEN UMUM DALAM MANAJEMEN USAHA FOTOCOPY

Pendahuluan

Seiring berkembangnya teknologi yang semakin pesat, persaingan bisnis pun semakin ketat. Banyak para pelaku bisnis yang tersingkirkan dari usaha – usaha yang telah digelutinya sekian lama. Banyak sekali ragam penyebab terjadinya persaingan tersebut. Mulai dari manajemennya yang kurang baik, teknologi yang kurang inovatif, sumber daya manusia yang kurang bermutu dan lain sebagainya yang kurang memadai dalam menunjang kemajuan bisnis. Hal ini membuat para pelaku bisnis berfikir dua kali untuk mencari peluang usaha baru, yang bisa diandalkan. Dari kejadian tersebut banyak sekali yang harus dipertimbangkan dalam memulai sebuah usaha baru. Hal utama yang harus dipertimbangkan dalam memulai sebuah usaha adalah pengelolaan usaha dari segi keuangannya, produksi, pemasaran, dan sumber daya manusianya. Kemudian setelah itu penerapan konsep manajemen usaha tersebut. Karena fungsi dari manajemen itu sendiri membuat para pengusaha dapat mengatur, membimbing dan memimpin semua orang yang menjadi pembantunya. Sehingga usaha yang sedang digarap dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Apapun usaha baru yang akan dibuat, dalam penerapannya ketika dikelola dengan sebuah konsep manjemen yang baik maka hasilnya pun akan mempunyai arah dan tujuan. Sebab konsep manajemen itu sendiri sangat fleksibel, karena dapat menyesuaikan diri dengan berbagai situasi dan kondisi yang sedang dihadapi. Maka dari itu penulis mencoba untuk memberikan sebuah contoh sederhana, penerapan ilmu manajemen dalam sebuah tindakan nyata. Walaupun banyak sekali usaha – usaha yang sedang gencar – gencarnya digeluti oleh para pelaku bisnis, mulai usaha kecil – kecilan sampai usaha dengan modal yang sangat besar. Maka penulis mengambil contoh penerapan manajemen dalam memulai sebuah usaha fotocopy. Karena penulis melihat usaha fotocopy akhir – akhir ini mengalami peningkatan yang signifikan, baik dari jumlahnya yang bertambah sampai ragam usahanya yang dikembangkan menjadi TOSERBA (Toko serba ada) yang penggunaan mesin fotocopy disana hanya sebagai pelengkap saja.

Pengelolaan dasar usaha fotocopy

Usaha fotocopy yang banyak ditemui disekitar kita, sangatlah beraneka ragam sehingga membuat para pengelola harus berfikir panjang untuk menyiasati konsep pengelolaan yang baik. Dilihat dari segi pengelolaannya, maka terdapat 4 hal utama yang harus disiasati pengelolaannya:

1. Keuangan

Dalam hal ini keuangan memegang peranan penting dalam memulai sebuah usaha, karena usaha apapun yang akan dijalankan tanpa modal takkan pernah terwujud. Tapi hal yang lebih penting lagi adalah pengelolaan keuangan yang baik. Pengelolaan keuangan yang baik, sangatlah penting untuk mencapai keuntungan atau laba yang diharapkan. Pada dasarnya kondisi keuangan yang baik adalah, dimana pendapatan lebih besar dari pada pengeluaran. Karena jika pendapatan lebih kecil dari pengeluaran maka yang terjadi adalah rugi. Dan yang kedua adalah menyiasati pengeluaran – pengeluaran yang tak terduga serperti halnya mesin fotocopy rusak tiba – tiba sehingga memerlukan perbaikan dengan dana yang lumayan jika harus diperbaiki ditempat servis, untuk menyiasatinya perlu diperhatikan kondisi mesin fotocopy dan tidak lupa untuk menyediakan peralatan – peralatan sparepart mesin fotocopy yang berguna untuk perbaikan.

2. Produksi

Proses produksi dalam sebuah usaha mempunyai peranan sebagai penghasil keuntungan. Karena hasil dari sebuah produksi merupakan produk yang akan dijual untuk mencapai hasil yang diharapkan yaitu berupa pendapatan. Proses produksi yang baik menghasilkan produk yang baik pula. Sehingga konsumen merasa terpuaskan dan dapat menarik kembali minat konsumen untuk menggunakannya lagi. Terlebih lagi dalam sebuah usaha fotocopy. Jika kita memberikan hasil produksi yang baik serta bahan – bahan seperti kertas yang berkualitas maka konsumen pun akan terpuaskan dan akan kembali atau dengan kata lain menjadi pelanggan tetap. Serta tidak lupa hal yang paling penting untuk disiasati adalah menjaga kehematan proses produksi, misalnya seperti mematikan mesin fotocopy bila tidak digunakan, menghemat pemakaian kertas, mengatur warna kejelasan dari pencetakan untuk menghemat pengeluaran tinta mesin fotocopy dan lain sebagainya. Dan tidak lupa menyiasati kelancaran proses produksi agar tidak mengecewakan para konsumen.

3. Pemasaran

Pemasaran atau promosi merupakan hal yang unik. Karena proses promosi ini bertujuan untuk menarik minat konsumen agar memakai atau menggunakan barang dan jasa kita. Sehingga dalam proses perjalanannya harus melalui pendekatan – pendekatan dua arah antara produsen dengan konsumen. Artinya antara produsen dan konsumen harus saling mengenal. Inilah konsep manajemen pemasaran yang baik untuk diterapkan dalam sebuah usaha fotocopy. Walaupun proses promosi atau pemasaran dalam usaha fotocopy dirasa kurang penting. Tapi dalam sebuah penerapan konsep manajemen yang baik, pemasaran sangatlah penting untuk mengenalkan produk kita kepada konsumen. Karena ada pepatah mengatakan Tak kenal maka tak sayang, jika produk kita tidak dikenal maka sulit sekali untuk konsumen akan memakai produk kita. Proses promosi yang mungkin dilakukan dalam sebuah usaha fotocopy seperti mengatur letak posisi barang – barang yang dijual dalam sebuah etalase agar lebih terlihat dengan jelas oleh konsumen, permainan harga diskon jika melalukan banyak pembelian, penempatan kertas harga – harga barang dan jasa agar konsumen dapat membandingkan harga tempat fotocopy kita dengan yang lain, memberikan cinderamata seperti plastik, sticker, bon dan lain – lain yang bertuliskan nama tempat fotocopy agar mereka selalu ingat dengan tempat fotocopy kita dan lain sebagainya. Yang pasti proses promosi yang akan dilakukan mengundang minat konsumen tertarik untuk mengunjungi tempat fotocopy tersebut.

4. Sumber Daya Manusia (SDM)

Sumber daya manusia atau SDM mempunyai peranan dalam mengatur semua pengelolaan yang terjadi didalam sebuah usaha. Dalam prakteknya SDM merupakan kunci utama bagi tercapainya suatu tujuan. SDM yang baik adalah yang berkualitas. Kualitas yang ada pada diri SDM sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik dapat dilihat dari lingkungan, teman maupun keturunan. Maka penting bagi para pengusaha memilih dengan hati – hati SDM – SDM nya, agar memperoleh keselarasan antara harapan produsen dengan konsumen. Karena jika kita melihat dalam praktek usaha fotocopy, pengaruh SDM dalam proses menarik perhatian konsumen sangat dilihat dari segi pelayanannya. Jika pelayanan yang diberikan ramah dan sopan maka konsumen pun akan merasa terpuaskan, sehingga mereka tidak segan – segan untuk kembali lagi. Untuk sebuah usaha fotocopy, SDM yang diperlukan tidak kurang tidak lebih harus mempunyai kepribadian yang baik serta fisik yang baik pula. Karena dalam memberikan pelayanan para pegawai tersebut harus terlihat rapi, bersih, ramah dan sopan. Sehingga menimbulkan kenyamanan antara konsumen dengan pegawai, baik dalam proses transaksi maupun produksi.

Penerapan fungsi – fungsi manajemen dalam usaha fotocopy

Fungsi Manajemen ialah berbagai jenis tugas atau kegiatan manajemen yang mempunyai peranan khas dan bersifat saling menunjang untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Banyak sekali ahli yang mengemukakan tentang fungsi manajemen ini. Berikut uraian singkat tentang fungsi manajemen yang paling banyak digunakan :

1. Perencanaan ( Planning )

Perencanaan (Planning) ialah fungsi manajemen yang harus bisa menjawab rumus SWIH. (WHAT) apa yang akan dilakukan, (WHY) mengapa harus melakukan, (WHEN) kapan melakukan, (WHERE) dimana melakukan, (WHO) siapa yang melakukan, (HOW) bagaimana cara melakukan. Perencanaan program kerja, termasuk perencanaan anggaran, bukan merupakan hal yang baru dalam memulai sebuah usaha fotocopy, baik perencanaan jangka pendek maupun perencanaan jangka panjang. Namun, perencanaan perlu dilakukan untuk perencanaan strategis, yaitu perencanaan menentukan hidup mati dan berkembang tidaknya suatu usaha.

2. Pengorganisasian ( Organizing )

Fungsi pengorganisasian termasuk fungsi pengisian staf yang sesuai untuk setiap tugas atau kedudukan. Pengisian staf atau karyawan perlu membedakan beberapa jenis karyawan, yang masing-masing mempunyai tugas khas dan karakteristik sendiri-sendiri. Ada sekurang – kurangnya empat jenis karyawan yang mempunyai tugas berbeda, adalah sebagai berikut:

- Karyawan supervisor adalah karyawan yang mengatur semua kegiatan dan bertanggung jawab atas semua hal yang terjadi dalam usaha fotocopy tersebut.

- Karyawan produksi adalah para pegawai yang melakukan proses fotocopy.

- Karyawan maintenance adalah para pegawai yang bertugas memperbaiki dan memeriksa peralatan teknis.

- Karyawan pramuniaga adalah para pegawai yang melayani proses jual beli dan pengambilan barang – barang yang ingin dibeli konsumen serta menjaga kebersihan tempat usaha.

Fungsi tugas pengorganisasian dan staf termasuk perencanaan, rekrutmen, seleksi, pelatihan, pengembangan karir, pembuatan rincian tugas (job description) dan kebutuhan tugas (job requirement), penetapan otorisasi, menentukan organigram, menentukan hubungan lini dan hubungan staf, menentukan rentang kendali (span of control), membuat penilaian tugas dan jenjang tugas (job evaluation dan job establishment), merencanakan kaderisasi dan sebagainya.

3. Penggerakan ( Actuating )

Fungsi tugas penggerakan (actuating) adalah tugas menggerakkan seluruh manusia yang bekerja didalam sebuah usaha fotocopy, agar masing-masing bekerja sesuai dengan yang telah ditugaskan dengan semangat dan kemampuan maksimal. Ini merupakan tantangan yang sangat besar bagi fungsi manajemen karena menyangkut manusia, yang mempunyai keyakinan, harapan, sifat, tingkat laku, emosi, kepuasan, pengembangan, dan akal budi serta menyangkut hubungan antar pribadi. Oleh karena itu, banyak yang mengatakan bahwa fungsi penggerakan adalah fungsi yang paling penting serta paling sulit dalam keseluruhan fungsi manajemen. Fungsi penggerakan berada pada semua tingkat, lokasi, dan bagian dalam bidang usaha fotocopy. Kemudian, fungsi penggerakan meliputi memberikan motivasi, memimpin, menggerakkan, mengevaluasi kinerja individu, memberikan imbal jasa dan sebagainya. Fungsi penggerakan kadang-kadang diganti dengan istilah lain, misalnya fungsi kepemimpinan (leading). Parameter pengukuran atau suatu alat yang seringkali digunakan untuk membantu memahami kebutuhan manusia adalah hierarki kebutuhan yang dikembangkan oleh AH Maslow. Hierarki mengenai lima tingkat (kadang-kadang dibagi menjadi enam) yakni kebutuhan dasar manusia, dari yang paling rendah sampai yang paling tinggi, sebagai berikut:

a. Kebutuhan fisiologis (physiological need)
Lapar dan haus adalah kebutuhan yang paling dasar bagi manusia dan harus dipenuhi terlebih dahulu sebelum semua kebutuhan lainnya dipenuhi.
b. Kebutuhan keamanan (safety need)
Keamanan adalah tingkat kebutuhan kedua, yaitu berupa pakaian, tempat perlindungan atau rumah tempat tinggal, dan lingkungan yang menjamin keamanan seperti pekerjaan tetap, pensiun dan asuransi.
c. Kebutuhan afeksi (affection need)
Termasuk dalam kebutuhan tingkat tiga adalah pengakuan termasuk dalam lingkungan tertentu, bukan hanya lingkungan keluarga, tetapi juga lungkungan social lainnya, seperti tempat kerja.

d. Kebutuhan penghargaan (esteem need)
Kebutuhan penghargaan berbentuk kebutuhan penghargaan diri, rasa keberhasilan, dan pengakuan dari orang lain. Kebutuhan akan status merupakan dorongan utama untuk mencapai keberhasilan lebih lanjut.
e. Kebutuhan aktualisasi diri (self-actualization need)
Tingkat tertinggi kebutuhan manusia adalah rasa pemenuhan diri, yaitu sumbangan optimalnya pada sesama manusia, suatu realisasi penuh atas potensi diri manusia.

4. Pengawasan ( Controlling )

Pengawasan adalah fungsi terakhir manajemen, namun bukan berarti yang paling kurang penting. Pengawasan adalah pengamatan dan pengukuran, apakah pelaksanaan dan hasil kerja sudah sesuai dengan perencanaan atau tidak. Kalau tidak, apa kendalanya dan bagaimana menghilangkan kendala agar hasil kerja dapat sesuai dengan yang diharapkan. Fungsi pengawasan tidak harus dilakukan hanya setiap akhir tahun anggaran, tetapi justru harus secara berkala dalam waktu yang lebih pendek, misalnya setiap bulan, sehingga perbaikan yang perlu dilakukan tidak terlambat dilaksanakan.

Kesimpulan dan Saran

Inti dari pembahasan ini adalah, apapun usahanya besar ataupun kecil dalam penerapannya diusahakan menggunakan konsep manjemen yang baik. Karena dengan konsep manjemen yang baik, dapat menyesuaikan diri dari berbagai situasi dan kondisi yang sedang dihadapi. Serta mempunyai arah dan tujuan yang ingin dicapai dari usaha tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

1. Manullang, M, Dasar – dasar manajemen, Ghalia Indonesia, Jakarta, 1983.

2. Mohammad Abdul Mukhyi, Pengantar manajemen umum, Penerbit Gunadarma, Depok, 1995.

3. http://www.e-dukasi.net

4. http://jurnal-sdm.blogspot.com/2009/07/sejarah-ilmu-manajemen.html

5. http://ilmumanajemen.com

6. http://www.petra.ac.id

            7. http://www.itb.ac.id